应用远景外贸管理软件,加强企业管理

  一系列对外贸进出口企业不利的影响连续出现,人民币升值、原材料及土地成本增加、目的出口市场疲软等,特别是近期因为美国次贷危机导致的美国金融危机影响越来越大,已经对全球经济造成了“风雨预来”的感觉。中国的外贸进出口额一直持续增长,但增长速度明显放缓,大部分外贸企业并未感觉到特别危急,业务还是在进行,只是量和利润受到一些影响,到7月开始,许多出口企业一下子感觉接单困难,利润异常低下,甚至许多企业出现了没单可接的情况,一批企业倒闭或歇业。

  据我们所了解的,确实现在的经济形势对外贸产生了很大的影响,但主要集中在技术含量低、附加值低、高能耗的一些行业中,对如机电、电器等行业影响相对较小。小企业、特别是纯贸易的外贸公司影响较大,对客户稳定、开发客户能力强的中大型外贸公司、制造型企业影响较小。甚至有一些企业已经表示,许多小的公司倒闭,管理好的中大型公司业务量倒大大提高上去了,订单都转移过去了,甚至出现了超出产能的接单情况。这也能解释为什么中国进出口额还在增长的事实。

  面对复杂的外贸形势,企业应该如何来应对呢,其实需要应对的有很多方面,从管理上面来阐述,首先引用温总理在对美国经济界和金融界说的一句话:“在经济困难面前,信心比黄金和货币更重要。”大家要有战胜困难的信心,然后要有具体的措施来解决面对的具体问题,不管是业务发展正常还是业务出现困难的企业。
  
  我们必须要有明确的对策:苦练内功,赢得发展。其实这就是要求必须加强企业内部管理,来管理好企业现有资源,赢得未来发展的机遇。特别是对于出口企业来说,客户就是最重要的资源,我们要如何来稳固现有客户(俗称“老客户”),开拓新客户,挖掘意向客户。业务团队和人员的建设培养也是不容忽视的。
  
  企业要加强管理,管理软件的使用就是必不可少的,光有管理制度,没有系统的支撑,很难能保障有效的执行,也不能坚持得很久。外贸管理软件主要针对两类企业:一是外贸公司,二是制造型工贸企业的外贸业务。许多企业曾经都有同样的问题:客户很多,也很杂,无法有效的统计客户的质量;无法及时跟踪客户,大批客户因为处理不及时而丢失机会;对具体订单的状态更无法及时了解;客户资料,来往记录杂乱无章,无法成为公司发展客户的决策工具;无法掌握业务人员的工作情况和工作效率;业务人员因每天通过EXECL等简易工具处理订单、合同、单证而重复工作,效率低下;业务费用和成本不清,应收应付查询麻烦等。
  
  外贸企业应该如何来具体的应对呢,管理软件又能从哪些方面来提高企业的内部管理,让企业老总能得心应手的了解和掌握公司的运营情况,提高公司管理和开拓客户能力,从一些简单的事务性工作中解脱出来去处理更重要的事情呢?
  
(1)巩固老客户,发展意向客户,挖掘潜在客户
  
  进出口贸易中,客户为中心的理念应该是非常强烈的,客户有许多的机会来对比价格、服务、质量,管理客户的能力也就成为了公司的核心竞争力的表现,外贸由于空间、地域等因素的限制,交流方式有限,不象国内贸易大量电话交流、请客吃饭交流感情,至使客户关系抽象起来,而跟进管理好与客户沟通的过程,则成为取得并抓住客户的切实可行的务实工作。
  
  远景外贸管理软件拥有全面的客户管理模块,能对客户的往来邮件等信息进行记录,并能自动归档到客户中,自动及定义跟踪、提醒等全方位的管理。您可以通过查询任何一个客户了解跟该客户所有的来往交流记录、样品、报价历史、订单合同情况、利润情况等。有了管理系统,可以有效的抓住每一个客户,将客户资源真正变成企业资源。
  
  在这个同质化竞争日趋白热化的年代,特别是现在不清晰的外贸形势下,产品已不再是企业销售经营无往不胜的法保,取而代之的是客户,是客户企业的感受,正所谓“得客户者,得天下”。
  
(2)开拓和扩大目标区域市场,提高应对风险能力
  
  许多企业都会有一些感受,某个市场难做了,如美国因为次贷导致的金融危机,必然会导致经济的下滑,老百姓购买力下降,我们的出口就受影响了,那势必我们要想办法去推广其他的市场区域,如新兴国家市场,扩大其它的目标区域市场。那我们在开拓其他市场的时候,又不能放弃固有区域市场,势必增加单位人力的投入力度,否则谈不扩大。然而,鉴于外贸行业的现状,压缩都来之不及,增加人力投入何其难哉。外贸软件大大提高了用户的效率,这种效率的提高,恰恰使得节约的单位人力成本弥补了扩大投入的需求,帮助给企业度过当前行业难关,助力用户在攻克难关的道路上迎难而上,硕果丰航。
  
(3)酒香也怕巷子深,好产品要吆喝,提高产品推广能力
  
  以前客户可能有很多是主动找上门来合作,现在需要企业主动出去大范围寻找客户,一个企业也应该具备这种能力,才能应对各种形势的变化,守株待兔式的营销模式毕竟是不长久的。远景外贸管理软件具备专业邮件群发功能,可便捷对老客户、目标新客户群体进行正确快速的产品发布,并跟踪发布效果。
  
(4)善于用人,善于培养人,提高业务人员的工作效率
  
  许多时候,老总或经理想了解业务人员的工作效率,但主要是通过业务人员的销售额,出货额来,另外再加上主观了解的业务人员的工作表现来确定。其实更关键的是我们应该能一开始就客观的有数据来说话,并通过这些数据来促使和提高业务员的工作,进而提高他们的销售和出货金额,这个依据很简单,如果过程做好了,结果能不好吗,现在的外贸形势已不是:“只要结果好,过程无所谓”的时候了。有个制造企业的老总说的好:“我就是要通过软件来了解一个业务员每天处理了几个客户,哪几个客户,收了几封信,回复了几封信,多少时间回复的,客户来源是哪里的,处理了几个订单?我就知道这个人的工作效率”,“我还能通过软件提醒大家应该怎么来提高工作效率”。这些数据就来源于远景外贸邮件软件的数据统计功能 。
  
(5)关注掌控费用和成本、提高利润水平,开源节流。
  
  企业在外贸形势一片大好的时候,业务量和利润有保障,也就忽视了对费用和成本的控制,大量的利润掩盖了费用的浪费和成本的不合理。现在面对越来越低的利润率,企业开始重视这方面,但苦于无法准确了解具体情况。其实这是一个一直需要重视的问题,应该如何来处理呢,通过远景外贸管理软件可以有效解决这个问题。首先,在报价阶段,通过系统的成本和利润预测功能,准确预测利润,确保合理利润;然后在订单处理过程中,对采购生产、出运、报关结汇环节中的成本和费用进行监管和控制。后面还可通过系统强大的统计查询功能查询统计出总的及每一笔业务的费用、成本、利润情况。
  
(6)面对被虎视眈眈的企业核心资源,保护了它,就保护了企业核心竞争力
  
  企业的客户资源、产品开发信息、核心技术资料是公司的核心资源,在竞争异常激烈的进出口贸易中,特别是现在找客户越来越难的情况下,许多个人或企业会想尽办法去获得这些信息,企业必须确保这些信息的安全才能有长久稳定发展的机会。远景软件从多方面来确保这些信息的安全:远景软件本身经历近9年的磨练和发展,具备强大的稳定和安全性;全面多方位的权限设置,企业中的人员,角色清楚,在什么岗位获取什么信息,管理非常清晰;自动和手动备份等一系列的数据安全保护功能,将守护外贸企业用户的客户信息、客户邮件、日常业务等核心数据安全,也必将守护着外贸企业用户的稳固健康发展。
  
(7)补充进口贸易/国内销售贸易
  
  我们通过今年的外贸进出口形势分析数据可以清楚的看到,进口增速明显快于出口,越来越多的企业开拓进口市场。远景软件拥有一体的外贸出口、进口、国内销售的系统化管理系统,在管理好外贸出口业务的同时,帮助外贸企业用户管理进口及国内销售业务,强大的进口管理模块必将为外贸企业进口业务提供强有力的支持工具。
  
  如果外贸企业能从以上几方面强化内功,我们认为是一定能度过难关,更重要的是为企业将来的发展打下了非常好的基础。“危机”就是“危险”和“机遇”,度过了“危险”也迎来了“机遇”。远景软件公司愿与中国的企业一道共同努力,提高进出口企业的核心竞争力,迎接属于中国企业的灿烂明天。

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